Organisatorische Größe der Befragungsgruppen

Bei der Berücksichtigung der Organisations-Struktur für eine Mitarbeiterbefragung stehen sich grundsätzlich 2 Aspekte gegenüber. Zum einen der Anspruch auf Anonymität der Teilnehmer, welcher für die Verlässlichkeit der Ergebnisse und die Beteiligung an der Befragung wesentlich ist. Zum anderen besteht in den meisten Fällen das naheliegende Interesse, die Ergebnisse allgemein oder im Bedarfsfall auf sehr kleiner Teilebene (z.B. Teamebene) zu betrachten und zu vergleichen. Wird dieses Interesse durch eine zu grob strukturierte Befragungsstruktur vernachlässigt, wird die Akzeptanz der Befragung und deren Folgeprozess erfahrungsgemäß ebenfalls darunter leiden.

Je nach Zielsetzung gilt es also, einen Mittelweg zu gehen, der möglichst beide Aspekte berücksichtigt. Unsere Empfehlung lautet allgemein, die Befragung für die Durchführung nach dem Prinzip des „kleinsten gemeinsamen Nenners“ (zumindest bis auf Teamebene) herunter zu brechen, um die Ergebnisse im späteren Prozess gezielt zusammenführen und die Führungskräfte nach Bedarf mit den Ergebnissen ihres Verantwortungsbereichs versorgen zu können. Ein nachträgliches Aufbrechen einer groben Struktur ist nach dem TAN-Verfahren nicht möglich, da sich die TAN-Codes den Teilnehmern nicht eindeutig zuordnen lassen (eine Ausnahme bildet hier die Befragungs-Einladung über die E-Mailadresse).
Um dem Aspekt der Anonymität gerecht zu werden, sollte eine durchdachte/verständliche Kommunikation der verbindlichen Datenschutzvorgaben stattfinden, um das Gefühl zu entkräften, der einzelne Teilnehmer könne sich durch die Teilnahme „entlarven“.

Das TAN Verfahren in Form gedruckter Briefe und deren Verteilung per Losverfahren bietet trotz Verwendung kleinteiliger Organisations-Strukturen die Möglichkeit, von Anfang an vollständig auf Klarnamen der Mitarbeiter zu verzichten (die Einladung per Email bietet dabei natürlich wieder die Ausnahme). Darüber hinaus lassen sich Mindestgrößen für die Auswertungen definieren, damit auch bei der Auswertung kleinerer Teams die „Verschleierung“ der Einzelantworten gewahrt bleibt.

Grundsätzlich gilt, dass die Bereitschaft, auch kritische Themen ehrlich zu beantworten umso mehr steigt, je weniger persönliche Informationen von den Teilnehmern benötigt werden, und je konsequenter definierte Anonymitätsvorgaben kommuniziert und eingehalten werden. Um dies zu gewährleisten muss jedoch nicht oder nur bedingt auf eine fein aufgelöste Befragungsstruktur verzichtet werden, welche nicht nur inhaltlich, sondern auch aus logistischen Gründen und im Hinblick auf eine kontrollierbare Begleitung der Befragung entscheidende Vorteile mit sich bringt.