Die Entscheidung für eine Mitarbeiterbefragung

mitarbeiterbefragung-entscheidung-unternehmen@2xEntscheidet sich ein Unternehmen, seine Mitarbeiter nach deren Zufriedenheit, Motivation und anderen wichtigen Aspekten zu befragen, stellt sich zugleich die Frage, ob die Mitarbeiterbefragung intern vorbereitet, durchgeführt und ausgewertet werden soll oder ein externer Dienstleister beauftragt wird. Die auf Mitarbeiterbefragungen.com enthaltenen Erläuterungen beziehen sich i.d.R. auf die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister.


Der Prozess einer Mitarbeiterbefragung

mitarbeiterbefragung-prozessablauf@2xEine Mitarbeiterbefragung gliedert sich als Regelkreis in die einzelnen Projektphasen: Planung, Durchführung, Auswertung und anschließenden Folgemaßnahmen („Follow-Up“). Sollten Sie unentschlossen sein, ob eine Mitarbeiterbefragung das richtige Mittel für Ihre Personal- und Organisationsentwicklung ist, verdeutlichen wir im Bereich Ziele einer Mitarbeiterbefragung, wodurch sich eine gut geplante und durchgeführte Mitarbeiterbefragung auszeichnet und welche Ziele durch sie erreicht werden können.


Abgrenzung und Ziele

mitarbeiterbefragungen-einleitung@2xZielorientierte und professionelle Mitarbeiterbefragungen werden im Nachfolgenden nicht als Teilprozesses von Arbeitgeber-Bewertungen verstanden, von denen sich Unternehmen Vorteile am Arbeitsmarkt versprechen. Bei diesen „Wettbewerben“ wird i.d.R. mittels einer scheinbar objektiv gemessenen Mitarbeiterzufriedenheit und entsprechenden „Siegeln“, „Auszeichnungen“ etc. in erster Linie ein PR-Ziel bedient.
Als strategische Steuerinstrumente einer modernen und erfolgsorientierten Organisationsführung und Organisationsentwicklung unterstützen im Unterschied dazu Mitarbeiterbefragungen in vielfältiger Weise sämtliche Veränderungsprozesse in Unternehmen. Dabei stehen die Mitarbeiter – von der Führungskraft bis zum Azubi – im Fokus, um die möglichen Optimierungspotenziale für die Personal- und Organisationsentwicklung zielgenau auf Basis wissenschaftlicher Methoden zu erheben und sichtbar zu machen.

Vor Beginn einer Mitarbeiterbefragung sollten als Grundlage für die Auswahl – bzw. für die Ausarbeitung eines passenden Fragebogens – die Ziele und die generelle Ausrichtung der Mitarbeiterbefragung festgelegt sein. Das Themen- und Zielsetzungsspektrum ist hierbei vielseitig. Neben konkreten Verbesserungen und strategischen Erkenntnisgewinnen können auch spezifische Aspekte wie z.B. Commitment, Engagement oder Innovationskraft fokussiert werden.

Die Planung einer Mitarbeiterbefragung sowie deren Umsetzung und Auswertung erfordert aufgrund der zahlreichen möglichen Zielsetzungen viel Erfahrung und Know-How. Ein externer Dienstleister wird die Organisation von dieser wichtigen frühen Phase bis hin zu den Ergebnissen und Analysen begleiten. Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen, welche aufgrund der Ergebnisse durchgeführt werden sollen, verbleibt jedoch i.d.R. bei der Organisation und ihren Führungskräften selbst, während der externe Dienstleister in dieser Phase oftmals nur noch begleitend oder bei spezifischen Fragen beratend zur Seite steht.

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Die Planung

mitarbeiterbefragungen-planung@2xIm Zuge der Planung wird ein internes Projektteam zusammengestellt und mit Hilfe des externen Beraters ein erster Zeitplan erarbeitet, auf dessen Basis die Meilensteine des Projekts definiert werden. Die Festlegung der Mitarbeiter im Projektteam und das Kommunikationskonzept zur Ankündigung und Bewerbung der Mitarbeiterbefragung im Unternehmen, sowie die Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung und dem Datenschutzbeauftragten, sind dabei wichtige Faktoren, um Vertrauen für die Durchführung und die Anonymität der Befragung aufzubauen.

Die Fragebogenentwicklung findet – sofern kein standardisierter Fragebogen verwendet wird – oftmals mittels eines gemeinsamen Workshops statt. Die vielfältigen möglichen Themengebiete des Fragebogens (z.B. Arbeitsbedingungen, Kommunikation, Kultur) und die jeweils gestellten Fragen werden dabei sorgfältig evaluiert und diskutiert, damit die Befragung die Informationen liefert, welche für das Unternehmen von Bedeutung sind.

Professionelle Beratungsunternehmen verfügen zudem über Methoden und Möglichkeiten, auch die Zielvorgaben der obersten Leistungsebene zu erheben und in die Fragebogenentwicklung einfließen zu lassen.

Der Projektplan dient während des gesamten Prozesses als Orientierung und Vorgabe für die notwendigen Teilschritte. Aufgabe des externen Beraters ist es unter anderem, die termingerechte Abarbeitung der Teilaufgaben zu überwachen.

Letzte Vorbereitungen, Tests und Qualitätsprüfungen stellen sicher, dass die Befragung fehlerfrei beginnen kann.

Tipp: Sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsführung

Um eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich zu planen und durchzuführen, benötigen Sie den Rückhalt durch die Geschäftsleitung – und sofern vorhanden, des Betriebsrats – Ihrer Organisation. Im Regelfall wird auch die Geschäftsleitung den Auftrag zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung erteilen.

Um Ihre Mitarbeiterbefragung intern entsprechend zu positionieren, sollten Sie sowohl die formale als auch die tatsächliche Unterstützung der obersten Führungsebene Ihrer Organisation haben.

Die Geschäftsleitung kann auf vielfältige Weise zur Unterstützung der Mitarbeiterbefragung beitragen (z.B. Beschlussvorlage zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung, Anschreiben an die Mitarbeiter mit Informationen zur geplanten MAB, etc.)

Bedenken kann so wirksamer begegnet werden – ein Auftrag der Geschäftsleitung gibt Ihnen Rückhalt, Handlungsspielraum und die nötige Durchsetzungskraft.

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Die Durchführung

mitarbeiterbefragungen-durchfuehrung@2xIm Laufe der Befragungsdurchführung kommt es immer wieder zu kleineren oder auch größeren Änderungen und Anpassungen, zum Beispiel, wenn für Organisationseinheiten zu wenig Mitarbeiter gemeldet wurden, Einladungsschreiben verlegt oder verloren gingen und Zugangsnummern nachgeordert werden müssen. Die Überwachung und Kontrolle der Beteiligungsquote ist eine weitere wichtige Aufgabe, um bei niedrigen Beteiligungsquoten durch gezielte Kommunikation oder einer Verlängerung der Befragung zeitnah reagieren zu können. In dieser Phase arbeiten die Ansprechpartner des Unternehmens und externen Dienstleisters eng miteinander zusammen. Die Berichterstellung wird zu diesem Zeitpunkt bereits abgestimmt, um nach dem Ende der Befragung schnellstmöglich mit der Ausarbeitung der Berichte beginnen zu können.

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Die Auswertung

mitarbeiterbefragungen-auswertung@2xMit der Auswertung beginnt die Datenaufbereitung und – sofern auch Papierbögen eingesetzt wurden – deren Erfassung. In dieser Phase, sowie der laufenden Berichtserstellung, ist vor allem der externe Dienstleister tätig und stimmt sich mit dem Partnerunternehmen über die Anzahl der Berichte, Aggregationen, Gruppenvergleiche und Benchmarks ab, die im Bericht integriert werden sollen. Berichtsaufbau und -Design sollten dabei eine hohe Aussagekraft für einen bestimmten Unternehmensbereich oder einzelne Organisationseinheit (z.B. Abteilung) haben. Die sensiblen und vertraulichen Berichte müssen auf datensicherem Weg an die Empfänger zugestellt werden.

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Folgemaßnahmen

mitarbeiterbefragungen-folgemassnahmen@2xAus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung lassen sich konkrete Folgemaßnahmen ableiten, durch die Veränderungs- und Verbesserungsprozesse im Unternehmen angestoßen und umgesetzt werden sollen. Diese Maßnahmen sind die wichtigste Konsequenz aus der Mitarbeiterbefragung und sollten gut geplant und nachhaltig umgesetzt werden, so dass die Mitarbeiter/innen aber auch die Organisationsleitung je nach Befragungsergebnis eine spür- und sichtbare Verbesserung erkennen können.

Eine Voraussetzung hierfür ist das zeitnahe Informieren der Mitarbeiter über die von der Geschäftsleitung und Personalabteilung definierten Erkenntnisse und generellen Zielvorgaben für das Unternehmen. Empfohlen wird zudem, alle Mitarbeiter über das Gesamtergebnis der Mitarbeiterbefragung zu informieren.

Um spezifische Verbesserungsmaßnahmen für einzelne Organisationseinheiten zu definieren, können über Workshops Führungskräfte und Mitarbeiter durch die Bildung von Projektteams in die Erstellung und spätere Umsetzung mit einbezogen werden. Ein konsequentes Maßnahmen-Monitoring ermöglicht es, die Verbesserungsmaßnahmen wirksam zu kontrollieren und effizient zu steuern.

Zur geeigneten Zeit (i.d.R. alle 2-3 Jahre) kann eine Folgebefragung Veränderungen und Trends aufzeigen und gleichzeitig eine Erfolgsmessung zu den gesetzten Zielen und getroffenen Maßnahmen liefern.

Richtig geplant und durchgeführt bilden Mitarbeiterbefragungen das Fundament einer nachhaltigen und dauerhaft erfolgreichen Personal- und Organisationsentwicklung und schaffen eine „Win-Win-Situation“ für alle Beteiligten.

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