Befragungsbeginn und Änderungsmanagement

cubia-befragungsstart@2x Der Befragungszeitraum einer Mitarbeiterbefragung liegt üblicherweise zwischen zwei bis vier Wochen. Ein kürzerer oder längerer Zeitraum ist nur in begründeten Einzelfällen ratsam oder notwendig. Es ist vorteilhaft, eine Verlängerungsoption von vornherein einzuplanen, so dass bei nicht zufriedenstellender Beteiligung die Befragung um üblicherweise eine Woche verlängert werden kann.

Kurz vor Befragungsstart wurden unternehmensintern die Einladungsschreiben verteilt. Im Falle von E-Mail Einladungen werden diese i.d.R. am Morgen des ersten Tages durch den externen Partner versandt. Die bei E-Mail Einladungen zu berücksichtigen Punkte sind im Abschnitt Datenschutz und Informationssicherheit im Abschnitt Planung behandelt worden.

Zum Befragungsstart wird der Zugang zum Online-Fragebogen freigegeben.

Änderungsmanagement

mitarbeiterbefragung-aenderungsmanagement@2xIm Verlauf der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung können kleinere Änderungswünsche oder Probleme auftreten, die während der Planungsphase nicht erwartet wurden. Beispielsweise wurde eine neugeschaffene Abteilung nicht der Personalabteilung und Projektleitung gemeldet oder eine Organisationseinheit weist eine andere Zahl an Mitarbeitern auf, als zu Beginn angegeben. In den allermeisten Fällen lassen sich hier einfache und schnelle Lösungen finden, z.B. indem zusätzliche Fragebögen und Einladungsschreiben/TANs oder eine neue Einheit generiert oder zusammengelegt wird. In einigen Fällen kann es jedoch auch zu etwas komplexeren Problemen kommen, z.B., wenn eine Organisationseinheit in zwei Einheiten aufgeteilt wurde und die Einladungsschreiben/TANs bereits verteilt sind. Da eine TAN immer einer Organisationseinheit zugeordnet ist und nicht bekannt ist, welcher Mitarbeiter welche TAN erhalten hat, müssten im gegebenen Beispiel alle TANs gesperrt/vernichtet, neue TANs generiert und auf die beiden neuen Organisationseinheiten entsprechend verteilt werden.

Inhaltliche Änderungen am Fragebogen sind nach Beginn der Befragung kaum mehr möglich, da ein Teil der Mitarbeiter bereits geantwortet hat. Die Bedeutung einer guten Planung und Projektabstimmung im Vorfeld und die Ausarbeitung eines guten Fragebogens wird während der Befragung erneut offenkundig.


Beteiligungsquote

Um eine gute bis sehr gute Beteiligungsquote zu erreichen, ist im Vorfeld eine rege Kommunikation und Bekanntmachung der Mitarbeiterbefragung innerhalb des Unternehmens von großer Bedeutung. Im Allgemeinen kann bei „normalen“ Mitarbeiterbefragungen unter nicht außergewöhnlichen Umständen ab einer Rücklaufquote von 70% von einer guten Beteiligung gesprochen werden. In der Praxis sind jedoch auch Beteiligungsquoten von 80% und mehr erreichbar. Eine Beteiligungsquote unterhalb von 50% muss in den meisten Fällen als niedrig und unbefriedigend erachtet werden.

mitarbeiterbefragung-monitoring@2xEine kontinuierliche Überwachung der Beteiligung während der Befragung ist bei Online-Befragungen jederzeit möglich, da die abgesendeten Fragebögen direkt bei Eingang auf die Server gezählt und der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet werden können. In der Regel kann hierfür durch den externen Partner der Projektleitung eine Online-Abfrage bereitgestellt werden, bei der auf Basis der übermittelten Organisationsstruktur die aktuellen Rücklaufquoten angezeigt werden.

mitarbeiterbefragung-papierfrageboegen@2xBei Papierbefragungen ist dies deutlich schwieriger. Für eine möglichst zeitnahe Ermittlung der Beteiligung ist es ratsam, die abgegebenen Fragebögen in kleineren Intervallen, z.B. wöchentlich, an den externen Dienstleister zurück zu senden, damit dieser mit der Erfassung beginnen kann. Werden die Fragebögen nicht in Urnen eingeworfen, hat das Unternehmen auch die Möglichkeit den Rücklauf selbst zu zählen. Dabei ist allerdings keine Rücklaufquotenberechnung je Organisationseinheit möglich, sondern lediglich die Rücklaufquote für das gesamte Unternehmen oder den jeweiligen Standort, sofern die Fragebögen an einer zentralen Stelle je Standort eingesammelt werden (empfohlen).

Maßnahmen zur Steigerung der Beteiligung

cubia-reminder-versand@2xIst der Rücklauf bekannt und eher unbefriedigend, können Maßnahmen zur Steigerung der Beteiligung ergriffen werden, indem z.B. die Geschäftsleitung die Mitarbeiter/innen zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung mittels Rundschreiben motiviert. Wichtig ist auch, weiterhin die Ziele der Mitarbeiterbefragung zu vermitteln, dabei jedoch keine falschen Versprechungen zu machen, die am Ende nicht eingelöst werden (können) und somit zu Frust bei den Mitarbeitern führen.

Preise oder Incentives für die Bereiche mit den höchsten Beteiligungsquoten oder auch für alle Mitarbeiter bei Erreichung einer gewissen Quote sind eher mit Vorsicht einzusetzen. Es muss vermieden werden, dass Mitarbeiter nur „um des lieben Friedens willen“ oder im Hinblick auf Belohnungen teilnehmen, denn dann besteht die Gefahr, dass willkürlich („irgendwie“) geantwortet wird und die Qualität und Validität der Ergebnisse leidet.
Aus demselben Grund sollte auch der Druck auf die Mitarbeiter zur Teilnahme nicht zu groß werden und nie als unangenehm oder bedrängend empfunden werden.

Bei Einladungen per E-Mail kann der externe Dienstleister in Absprache mit der Projektleitung eine Erinnerung zur Teilnahme per E-Mail versenden. Der zugehörige Text wird mit der Projektleitung abgestimmt. Es kann dabei eine Modifikation des Einladungsschreibens verwendet werden, dem Informationen zum derzeitigen Befragungsverlauf und der aktuellen Gesamtbeteiligungsquote beigefügt werden.


Befragungsende und erste Rückmeldungen

mitarbeiterbefragungen-ruecksendung@2xBereits vor dem Befragungsende werden die kommenden Prozessschritte und Meilensteine vorbereitet. Handelt es sich um eine Mitarbeiterbefragung mit Papierfragebögen wird – sofern nicht bereits geschehen – das Einsammeln und die Rücksendung aller Papierfragebögen koordiniert, um möglichst zügig mit der Erfassung beginnen und die finale Rücklaufquote berechnen zu können. Fällt diese hoch aus, kann sie als erster Erfolg gewertet werden. Das Interesse gilt nun den Ergebnissen der Auswertung.

cubia-befragungszeitraum-ende@2xDa nicht nur die Projekt- und Geschäftsleitung ein berechtigtes Interesse am Ausgang und Beteiligung der Mitarbeiterbefragung haben, sondern auch die Führungskräfte und Mitarbeiter/innen des Unternehmens über das Ergebnis der Durchführung der Mitarbeiterbefragung informiert werden wollen, sollte die Projektleitung/Geschäftsführung einen Dank für die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung unter allen Beteiligten aussprechen und die finale Rücklaufquote mitteilen. Weiterhin sollten Informationen über den weiteren Fortgang kommuniziert werden, d.h. bis wann mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung zu rechnen ist und zu welchem Zeitpunkt Einzel- oder Gesamtergebnisse bekannt gegeben und Folgemaßnahmen erarbeitet und eingeleitet werden.

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