Folgemaßnahmen bestimmen

mitarbeiterbefragung-loesungsansaetze@2x Im Rahmen eines Managementberichts werden bereits grundlegende Hinweise auf Verbesserungsziele und mögliche Folgemaßnahmen einer Mitarbeiterbefragung gegeben. Notwendige Folgemaßnahmen in den einzelnen Organisationseinheiten sollten sich darüber hinaus aus den Ergebnissen der Standardberichte ableiten lassen. Die im Zuge einer professionellen Fragebogenentwicklung entwickelten Fragen sollten so formuliert sein, dass sie Aussagen über potenzielle Schwachstellen liefern.

Für die Planung und Umsetzung von Verbesserungen ist von den jeweils Verantwortlichen ein Konzept zu erarbeiten, wie die identifizierten Schwachpunkte angegangen werden können und welche Maßnahmen dafür erforderlich sind. Mögliche Zielkonflikte sollten hierbei im Vorfeld erkannt und ermittelt werden. Vorhandene Prozesse, die Einfluss, Ursache oder Mittel von Folgemaßnahmen darstellen, müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Erforderliche Maßnahmen können themenspezifisch im Rahmen von Projektgruppen, denen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchieebenen und gegebenenfalls verschiedener Standorte angehören sollten, diskutiert werden. Auf diese Weise werden gleichzeitig Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung kommuniziert und Teile der Belegschaft aktiv eingebunden. Auftrag dieser Projektgruppen ist es, die Maßnahmen zu konkretisieren und umsetzungsreif zu machen.

Folgemaßnahmen Workshops

fuehrungskraefte-workshops@2x Workshops, die durch einen Experten des externen Dienstleisters geleitet werden, behandeln i.d.R. die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung in einem bestimmten Organisationsbereich. Es werden Analysen und Interpretationen präsentiert, aus denen sich Handlungsempfehlungen für Verbesserungen ableiten lassen. Der externe Berater kann hierbei Vergleiche zu durchgeführten Maßnahmen und Erfolgsmessungen / Folgebefragungen anderer Organisationen aufzeigen und hilfreiche Tipps über den Umgang mit den Ergebnissen und möglichen Tücken bei deren Bewältigung liefern.

Während bei der Analyse und Ergebnispräsentation das Fachwissen des externen Experten gefragt ist, sind bei der Definition von Ziel- und Handlungsfeldern die Führungskräfte und Mitarbeiter der einzelnen Bereiche und Standorte gefragt. Diese kennen und leiten das tägliche Geschäft und können am besten erarbeiten, wie und in welchem Umfang Schwachstellen und Problemfeldern begegnet werden kann. Hierbei sollten sich die Teilnehmer immer ein konkret vorliegendes Ergebnis diskutieren und sämtliche Ideen und Beschlüsse dokumentieren. Spekulationen, Abschweifungen und sich im Kreis drehende Diskussionen sollten vermieden werden. Der eingeladene Experte greift in solchen Fällen als Moderator ein. Am Ende des Workshops sollte eine Liste von Zielvereinbarungen stehen, die zusammen mit dem Protokoll der Projektleitung bereitgestellt und in internen Workshops auf Bereichs- oder Standortebene spezifiziert werden.

Interne Workshops dienen damit der Vorbereitung oder Anpassung konkreter Maßnahmen und Prozesse, indem in den Projektgruppen aus den gewonnenen Erkenntnissen und Zielvereinbarungen Folgemaßnahmen definiert und deren Umsetzung geplant und beraten werden. Hierfür werden Ziele, Regeln und Verantwortliche benannt, Themen- und Handlungsfelder gewichtet, priorisiert und ein Zeitplan für die Umsetzung aufgestellt, der im Nachgang innerhalb der einzelnen betroffenen Organisationseinheiten kommuniziert werden sollte, um die Mitarbeiter mit an Bord zu holen und Verbesserungen nachhaltig umzusetzen.


Ergebisse kommunizieren

cubia-kommunikation-ergebnisse@2x Wichtig für den Erfolg und die Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung ist es, die gesamte Belegschaft über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sowie die Arbeit und Fortschritte der Projektgruppen zu informieren. Nur wenn auf die Befragung Taten folgen, die von Geschäftsführung wie Mitarbeitern positiv bewertet werden, bleibt die Akzeptanz für künftige Mitarbeiterbefragungen bestehen. Unter Verweis auf die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sollte die Geschäftsleitung ihre Entscheidungen zum erkannten Handlungsbedarf kommunizieren. Die Folgemaßnahmen einer Mitarbeiterbefragung dienen dann zur Erreichung der im Vorfeld gesetzten Ziele sowie der Bestimmung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse.

Wie bereits im Abschnitt Auswertung erwähnt, sollte der Gesamtbericht im gesamten Unternehmen kommuniziert werden, Einheiten- und Gruppenberichte lediglich in den jeweiligen Organisationseinheiten. Dasselbe Prinzip gilt für die Definition und Umsetzung von Maßnahmen. Die Führungskräfte der einzelnen Bereiche sollten, sofern sie nicht bereits Teilnehmer der genannten Projektgruppen oder entsprechender Workshops waren, für die Kommunikation der Ergebnisse und die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen verantwortlich sein.

Zur Interpretation und zur Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung an die Mitarbeiter/innen können den Führungskräften folgende Arbeitsschritte empfohlen werden:

  • Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über den Bericht.
  • Notieren Sie sich Ergebnisse, die Sie nicht erwartet haben.
  • Überlegen Sie, welche Gründe und Ursachen für die Ergebnisse verantwortlich sein könnten und wo sich Verbesserungsmöglichkeiten ergeben.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Ergebnisse.
  • Achten Sie bei der Diskussion mit den Mitarbeitern besonders darauf, ob diese die Ergebnisse ähnlich sehen wie Sie oder andere Ansichten haben.
  • Holen Sie erst die Meinung der Mitarbeiter ein und gleichen dann deren Meinung mit der eigenen ab.
  • Versuchen Sie über die Diskussion möglicher Gründe und Ursachen zur Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen zu gelangen.
  • Dokumentieren Sie die identifizierten Handlungsbedarfe sowie die dazu definierten Maßnahmen bzw. Verbesserungsvorschläge.
  • Stellen Sie die Umsetzung der Maßnahmen sowie deren Nachhaltigkeit sicher.
  • Wenden Sie sich an Ihre lokalen HR Ansprechpartner, wenn Sie Hilfe bei der Aufarbeitung der Ergebnisse benötigen.

Maßnahmenumsetzung und -monitoring

cubia-follow-up-tool@2xDie Initiierung kontinuierlicher Verbesserungen stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bzw. deren Leistungsfähigkeit. Zugleich erhöhen sie die Bindungsbereitschaft der Mitarbeiter, da diese erkennen, dass ihr Engagement im Rahmen der Mitarbeiterbefragung wertgeschätzt wird. Nicht zuletzt im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter ist es ein enormer Vorteil, wenn das Unternehmen als ernsthaft an den Belangen der Mitarbeiter interessiert wahrgenommen wird. Verbesserungsmaßnahmen gelingen jedoch nur dann, wenn sie von allen Betroffenen fortlaufend gelebt werden.

Für die Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung und für die Erfolgsmessung sowie die Berichtslegung gegenüber der Geschäftsleitung ist es wichtig, dass die im Nachgang der Mitarbeiterbefragung getroffenen Maßnahmen dokumentiert und statistisch auswertbar sind.

Alle Maßnahmen, die umgesetzt werden, sollten daher – am besten durch die jeweils verantwortlichen Führungskräfte – dokumentiert werden und durch die Projektgruppe zentral einsehbar sein. Hat die Organisation für diesen Zweck (noch) keine geeigneten Mittel und Methoden entwickelt, kann ein webbasiertes Monitoring-Tool verwendet werden. Professionelle Beratungsunternehmen und Dienstleister sollten ihren Kunden ein solches Tool zur Verfügung stellen können. Es erlaubt die Abfrage aller geplanten, in Arbeit befindlichen und bereits abgeschlossenen Aktivitäten, Zuständigkeiten und Zeitvorgaben. Farbliche Kennzeichnungen und Fortschrittsangaben zeigen auf, wie weit die einzelnen Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und wo weiterer Handlungsbedarf besteht.

Obere Führungskräfte oder auch das Projektteam können ein solches Monitoring-Tool als Controlling-Instrument nutzen, um in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung dafür zu sorgen, dass kontinuierlich an den identifizierten Handlungsfeldern beziehungsweise Folgemaßnahmen gearbeitet wird.

Je nach Situation, Bedarf und Möglichkeiten vor Ort können die durchgeführten Maßnahmen von einfachen Besprechungen über Workshops mit oder ohne externe Beratung bis hin zu umfassenden Trainings- oder Weiterbildungsmaßnahmen reichen.

Ist das Thema „Führung“ betroffen, kann u.U. auch die Durchführung eines 360° Feedbacks, welches inhaltlich über die Ergebnisse der Führungskraftbewertung im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung weit hinaus geht eine sinnvolle Maßnahme darstellen. Der im Rahmen der Mitarbeiterbefragung beauftragte externe Partner wird i.d.R. hierzu Vorschläge machen oder auch einzelne Maßnahmen direkt anbieten können.

Damit am Ende einer Mitarbeiterbefragung alle Beteiligten mit den erzielten Erfolgen zufrieden sind, sollte die Geschäftsleitung nicht nur die Mitarbeiterbefragung an sich, sondern auch die Folgeprozesse und -maßnahmen in vollem Umfang unterstützen. Die Mitarbeiter sollten zudem wahrnehmen können, dass konsequent an den relevanten Handlungsfeldern gearbeitet wird. Entscheidend für den Erfolg ist daher, die Belegschaft über die Arbeit und Fortschritte der Projektgruppen zu informieren. Es ist zudem die Aufgabe der Führungskräfte, die sie betreffenden Ergebnisse mit ihren Mitarbeitern zu diskutieren und weitere Verbesserungsprozesse anzustoßen.

Tipp: Entwickeln Sie eine Strategie zur Initialisierung von Verbesserungsmaßnahmen

Informieren Sie alle Mitarbeiter über die von der Geschäftsleitung definierten wesentlichen Erkenntnisse und Zielvorgaben in Ihrer Organisation und gewähren Sie allen Mitarbeitern Einsicht in das Gesamtergebnis der Mitarbeiterbefragung.

Fordern und unterstützen Sie die Ergebnisrückmeldung an die Mitarbeiter durch die verantwortlichen Führungskräfte in allen Organisationseinheiten.

Unterstützen Sie Ihre Führungskräfte bei Bedarf in der Aufarbeitung der Ergebnisse und der Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen.

Folgebefragung

cubia-folgebefragung@2xIm Sinne eines nachhaltigen Qualitätsmanagements sollte jede Maßnahme auch einer Erfolgsmessung unterzogen werden. Für eine Erfolgsmessung und Analyse des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wird daher empfohlen, die Mitarbeiterbefragung regelmäßig zu wiederholen. Ein Intervall von ca. 2-3 Jahren wird dabei von den meisten Organisationen als sinnvoll erachtet. Zu kurze Intervalle lassen zu wenig Zeit für die Umsetzung von Maßnahmen, zu lange Intervalle widersprechen dem Ziel einer kontinuierlichen Verbesserungsstrategie. Erst eine Wiederholung der Befragung kann langlaufende Trends oder Veränderungen deutlich machen. Durch die Folgemaßnahmen einer Mitarbeiterbefragung und einer anschließenden Folgebefragung erhält das Unternehmen nicht nur ein Frühwarnsystem, das neue potenzielle Handlungsbedarfe aufdeckt und eliminiert, sondern auch neue Ideen und Denkanstöße, die von hoher strategischer Bedeutung sein können.

Tipp: Messen Sie den nachhaltigen Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung

Die in der Organisation stattfindenden Folge- und Verbesserungsmaßnahmen sollten dokumentiert und (statistisch) ausgewertet werden.

Sie sollten in der Lage sein, Ihrer Geschäftsleitung über die durch die Mitarbeiterbefragung ausgelösten Maßnahmen und Entwicklungen zu berichten.

Nutzen Sie dafür effiziente IT-gestützte Lösungen, ihr externer Partner sollte Ihnen dafür Vorschläge machen können.

Zur geeigneten Zeit kann eine Wiederholung der Befragung Veränderungen und Trends aufzeigen.

Abschließend zwei Zitate bekannter Persönlichkeiten, die in ihrer Verbindung den Nutzen und die Wichtigkeit zufriedener und motivierter Mitarbeiter/innen für Unternehmen und für die eigenen persönlichen Ziele darlegen.

„Wer sein Bestmögliches zu einem Geschäft beiträgt ist die beste Art von Mitarbeiter, die man als Unternehmer haben kann.“ (Henry Ford)

„Niemand dienet einem anderen aus freien Stücken; weiß er aber, daß er damit sich selber dient, so tut er es gern.“ (Johann Wolfgang von Goethe)

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