Information und Kommunikation

Ansprechpartner und Kontaktpersonen

mitarbeiterbefragungen-ansprechpartner@2xMit Beginn der Planung einer Mitarbeiterbefragung werden die internen Ansprechpartner und Projektteilnehmer benannt. In der Regel wird eine Person aus dem Personalbereich die Projektleitung übernehmen und die interne Kommunikation mit den verschiedenen Standorten und Bereichen abstimmen und steuern.

Weitere Kontaktpersonen und Ansprechpartner aus dem Bereich Datenschutz, IT, Qualitätsmanagement, Betriebsrat und Geschäftsleitung werden je nach Prozessschritt um ihre Unterstützung gebeten. Sie werden in Absprache mit der internen Projektleitung auch durch den externen Dienstleister kontaktiert, um beispielsweise die Ausarbeitung eines ADV-Vertrags, die Klärung der technischen Rahmenbedingungen oder die Fragebogenentwicklung zu unterstützen.

Projektplan und Meilensteine

mitarbeiterbefragung-projektplan@2xAuf Basis der Erfahrungen von vorangegangenen Projekten sowie unter Berücksichtigung der Unternehmenswünsche und Zeitvorgaben wird ein Projektplan erstellt. Ist ein externer Partner beteiligt, wird dies seine Aufgabe sein. Der Projektplan beinhaltet unter anderem die folgenden Punkte:

  • Ansprechpartner inkl. Kontaktadressen
  • Teilnehmerkreis
  • IT Abklärung
  • Datenschutz/ADV Vertrag
  • Interne Kommunikation
  • Organisationsstrukturen
  • Fragebogeninhalte und -erstellung
  • Einladungen / Druck / Versand
  • Zeitraum der Befragung
  • Abstimmungszeitraum zur Datenerfassung, Berichtserstellung und Empfängerliste
  • Ergebnisübergabe
  • Folgemaßnahmen

Für den Zeitraum der Befragung und die interne Kommunikation sollten die interne Auslastung sowie Schulferien und Urlaubszeiträume berücksichtigt werden, damit die Teilnahmequote möglichst hoch ausfallen kann.

Die Verteilung der Einladungen und Papierfragebögen (sofern benötigt) bedarf eines ausreichenden Vorlaufs, damit alle Teilnehmer an der Befragung teilnehmen können und mögliche Nachmeldungen rechtzeitig bearbeitet und noch vor Befragungsbeginn berücksichtigt werden können.

Der Zeitraum zwischen dem Befragungsende, der Berichtsübergabe und den dann folgenden ersten Folgemaßnahmen sollte möglichst kurz sein. Vergeht zu viel Zeit nach dem Befragungsende leidet die Akzeptanz der Ergebnisse und das durch die Befragung häufig gewonnene Momentum und die Bereitschaft, an Verbesserungen zu arbeiten, geht verloren.

Teilnehmer der Mitarbeiterbefragung

teilnehmerkreis@2xDas Projektteam legt fest, welche Personen an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen können. Im Allgemeinen sollten natürlich möglichst alle Mitarbeiter/innen ihr Feedback abgeben können. In bestimmten Ausnahmefällen kann jedoch ein Ausschluss bestimmter Teilnehmergruppen sinnvoll sein.

Folgende Frage sollten daher beantwortet werden:
Wer nimmt an der Mitarbeiterbefragung zusätzlich teil?

  • Praktikanten
  • Azubis
  • Vorstand/Geschäftsführung
  • Betriebsrat
  • Zeitarbeiter
  • Langzeitkranke

Der externe Dienstleister kann hierfür eine Empfehlung abgeben.

Kommunikationskonzept und internes Marketing

mitarbeiterbefragungen-kommunikationskonzept@2xUm möglichst hohe Teilnahmequoten zu erzielen, sollte die Mitarbeiterbefragung im Unternehmen frühzeitig, d.h. im besten Fall kurz nach Beauftragung und Festlegung der Meilensteine angekündigt werden. Die Ankündigung sollte durch die Geschäftsleitung oder in deren Namen erfolgen. Eine eindeutige Positionierung und Unterstützung der Geschäftsleitung und des Betriebsrats für die Mitarbeiterbefragung motiviert und schafft Vertrauen für eine Teilnahme. Alle Mitarbeiter/innen sollten durch die Kommunikation klar erkennen, dass ihre Meinung für das Unternehmen wichtig ist und wertgeschätzt wird.

Die Kommunikationskonzepte können je nach Größe und Struktur des Unternehmens variieren. Während bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ein Infobrief/Rundschreiben zum Einsatz kommen kann und Führungskräfte die Mitarbeiter/innen in Sitzungen darüber informieren, entwerfen größere Unternehmen zusätzlich eigene Intranetpräsentationen und Poster inkl. Logo und Motto. Der externe Dienstleister kann hierbei durch Beratung oder entsprechende Vorlagen, wie beispielsweise Mustertexte für Rundschreiben, die Verantwortlichen der internen Kommunikation unterstützen.

Möglichen Konflikten, Ängsten und Bedenken können am besten durch eine transparente und direkte Kommunikation innerhalb des Unternehmens vorgebeugt werden. Hier sind die Einbindung und das Informieren der Arbeitnehmervertretung (sofern vorhanden) über die geplanten Inhalte und Ziele der Mitarbeiterbefragung und die Einbindung des Datenschutzbeauftragten sowie die Kommunikation der Maßnahmen zur Gewährleistung der Anonymität unter allen Teilnehmern elementare Bestandteile.

Tipp: Beugen Sie Gerüchten und „Flurfunk“ vor

Gestalten Sie Ihre Kommunikation zur geplanten Mitarbeiterbefragung an alle Beteiligten offen und transparent.

Informieren Sie frühzeitig alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens über Anlass, Ziele (Warum wird die Mitarbeiterbefragung durchgeführt und was soll gemessen werden?), und die Rahmenbedingungen der kommenden Mitarbeiterbefragung (z.B. Anonymität und Datenschutz), um möglichen Ängsten, Sorgen und Missverständnissen vorzubeugen.

Einbindung des Betriebsrats

mitarbeiterbefragung-vorbereitung@2xDie Durchführung einer Mitarbeiterbefragung unterliegt nicht der erzwingbaren Mitbestimmung nach §87 Absatz 1 Nr. 1 und 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) oder §94 BetrVG, sofern sie anonym durchgeführt wird (wovon in diesem Kontext ausgegangen wird).
Dem Arbeitgeber obliegt im Zusammenhang mit einer Mitarbeiterbefragung lediglich eine Informationspflicht nach § 80 Absatz 2 BetrVG. Der Arbeitgeber ist demnach verpflichtet, den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über die geplante Mitarbeiterbefragung zu informieren.

Praktische Umsetzung

Es ist jedoch dringend zu empfehlen, die Arbeitnehmervertretung nicht nur über die geplante Mitarbeiterbefragung zu informieren, sondern frühzeitig und aktiv einzubinden. Eine gegen den Willen des Betriebsrats durchgeführte Mitarbeiterbefragung wird unter einer geringeren Beteiligung und möglicherweise auch nicht repräsentativen Ergebnissen leiden.

Gelingt es hingegen, die Unterstützung des Betriebsrats zu gewinnen, wird dies auf die Mitarbeiter in der Regel auch positiv und vertrauensbildend wirken. So kann der Betriebsrat beispielsweise in die Entwicklung des Fragebogens eingebunden werden. Er sollte die Möglichkeit haben, hier vor der finalen Fertigstellung Einblick zu nehmen und ggf. eigene Wünsche oder Anregungen einzubringen. Auch ist die Aufnahme eines Fragenblocks zur Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Arbeit des Betriebsrats theoretisch möglich und in der Praxis bereits vorgekommen.

Ergebniseinsicht
Das Gesamtergebnis über alle Befragten sollte dem Betriebsrat und den Mitarbeitern nicht vorenthalten werden. Die Frage, wer Einsicht in alle Ergebnisberichte (also ggf. auch auf Abteilungs-/Teamebene) bekommt, sollte vorab geklärt und die Entscheidung schriftlich festgehalten werden. Wünscht der Betriebsrat Einblick in alle Ergebnisse, so wäre es ein denkbarer Weg, auch die Einzelergebnisse gemeinsam mit einem Vertreter des Betriebsrats in einem persönlichen Gespräch zu besprechen und zu möglicherweise kritischen Teilergebnissen das weitere Vorgehen zu vereinbaren. Ein Rechtsanspruch durch den Betriebsrat zum Einblick in alle Einzelergebnisse kann aus der Literatur und der Rechtsprechung nicht abgeleitet werden.


Datenschutz und Informationssicherheit

Einbindung des Datenschutzbeauftragten

mitarbeiterbefragung-datenschutz@2xDie Einbindung des Datenschutzbeauftragten und die Einhaltung des Datenschutzes schafft nicht nur Vertrauen für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung, sondern ist bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auch gesetzlich vorgeschrieben. Nach §11 BDSG muss hierfür im Falle einer Auftragsdatenverarbeitung zwischen dem Auftraggeber und dem externen Dienstleister ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) vereinbart und abgeschlossen werden. Das Unternehmen, d.h. der Auftraggeber, ist für den Abschluss des ADV-Vertrages und die Regeln für den Umgang der personenbezogenen Daten verantwortlich und weist den externen Dienstleister entsprechend an. Der externe Dienstleister kann i.d.R. einen Muster-(ADV)-Vertrag und Vorschläge zu Vorgaben wie der Speicherdauer oder Sperr- und Löschfristen bereitstellen. Werden personenbezogene Daten an eine dritte Person zur Verarbeitung weitergegeben, z.B. an einen beauftragten Wissenschaftspartner, muss dieser im Vertrag namentlich genannt werden.

Tipp: Bleiben Sie rechtskonform im Hinblick auf den Datenschutz

Zur Sicherstellung der Anonymität der Teilnehmer und zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz sollten Sie umgehend den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation über die geplante Befragung informieren.

Er wird mit Ihrem externen Beratungsunternehmen einen ADV Vertrag („Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung“) abschließen, um den gesetzlichen Erfordernissen sowie innerbetrieblichen Anforderungen zum Umgang mit den erhobenen Daten gerecht zu werden.

Datenschutz und Informationssicherheit

Für privatrechtlich organisierte Unternehmen gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten das Bundesdatenschutzgesetz. Im Falle von Behörden oder anderen öffentlichen Stellen liegt die Gültigkeit hingegen beim jeweiligen Landesdatenschutzgesetz. Für beide Formen gibt es gesetzlich vorgeschriebene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), die der Auftragnehmer einhalten bzw. erfüllen muss. Im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind diese in der Anlage zu §9 BDSG vermerkt. Im Grundsatz geht es dabei um die Gewährleistung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Zurechenbarkeit und Integrität, womit letztlich das Thema Informationssicherheit im Unternehmen des externen Dienstleisters (Auftragnehmer) in den Fokus gestellt wird. Der Auftraggeber kann zu diesem Zweck eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern oder einen Fragebogen erstellen und übermitteln. In seltenen Fällen entscheidet sich der Auftraggeber auch für ein direktes Audit vor Ort.
Besitzt der externe Dienstleister ein Zertifikat nach ISO/IEC 27001:2013, ist dies ein deutlicher Nachweis, dass im Bereich Informationssicherheit bereits eine Überprüfung nach internationalen Standards durch eine externe Prüfgesellschaft (z.B. TÜV) erfolgreich durchgeführt worden ist.

Anonymität

Neben den allgemeinen Datenschutzvorgaben müssen vor allem die Befragten überzeugt werden, dass ihre individuellen Antworten anonym bleiben und nicht von der Geschäftsführung oder anderen Vorgesetzten eingesehen werden können.
Zu diesem Zweck wird für die Auswertung und Berichtserstellung eine Anonymitätsgrenze vereinbart, d.h. die notwendige Anzahl an Antworten in einer Organisationseinheit, damit diese überhaupt ausgewertet wird. Die Anonymitätsgrenze liegt dabei meist bei 5 Antworten.
Gehen zu wenig Antworten für eine Berichtseinheit ein, wird entsprechend auch kein Bericht erstellt. Alle Antworten gehen jedoch in die nächst höheren aggregierten Organisationseinheiten und selbstverständlich auch in das Gesamtergebnis ein, so dass auch die Meinungen der Mitarbeiter/innen aus kleinen Abteilungen nicht unberücksichtigt bleiben. Ergebnisberichte werden i.d.R. nur den jeweiligen Führungskräften, der Personalabteilung und der Geschäftsleitung zugänglich gemacht. Das heißt, eine Führungskraft sollte nur den Bericht ihrer direkt unterstellten Organisationseinheit erhalten. In diesem können dann wiederum Aufwärtsvergleiche zur übergeordneten Organisationseinheit und zum Gesamtergebnis des Unternehmens enthalten sein.
Unter Fragen Sie den Experten in der Kategorie Auswertung finden Sie hierzu weitere wichtige Angaben, in welchen Fällen eine Berichtserstellung mit auf aggregierten Daten aus anderen Bereichen aus Datenschutz- und Anonymitätsgründen nicht möglich ist.

Soziodemografische Fragen sind für die Gewinnung von zielführenden Informationen in der späteren Auswertung in vielen Fällen ein wichtiges Kriterium, um mit Verbesserungsmaßnahmen auch die richtigen Personengruppen zu erreichen. Hierfür können am Ende eines Fragebogens beispielsweise Fragen zum Alter, Geschlecht und Betriebszugehörigkeit gestellt werden.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass diese Fragen hinsichtlich der von den Mitarbeitern wahrgenommenen Anonymität der Befragung sehr sensibel wahrgenommen werden. Es ist sicherzustellen und den Mitarbeitern transparent zu kommunizieren, dass nicht durch gefilterte Analysen einzelne Mitarbeiter mit ihren jeweiligen Antworten identifiziert werden.

Zudem sollten Intervalle als Antwortmöglichkeiten angeboten werden, zum Beispiel:

  • Betriebszugehörigkeit zwischen 2 bis 5 Jahren oder
  • Alter zwischen 20 und 29 Jahren
  • usw.

Werden diese Elemente im Fragebogen berücksichtigt und die Zusage der Anonymität der Belegschaft glaubhaft vermittelt, führt dies nicht nur zu einer höheren Beteiligungsquote, sondern auch zu freien und ehrlichen Antworten. Wird die Mitarbeiterbefragung extern und nicht durch das eigene Unternehmen durchgeführt, erhöht sich i.d.R. das Vertrauen bei den Mitarbeitern, dass ihre Antworten anonym sind und auch bleiben werden.

Tipp: Sichern Sie nachprüfbar die Anonymität der Teilnehmer im Befragungsprozess

Durch geeignete Verfahren lässt sich die Anonymität der Befragung für alle Teilnehmer sicherstellen.

Damit wird möglichen Ängsten vorgebeugt und eine gute Akzeptanz und Beteiligung bei den Befragten ermöglicht.

Ideal sind Verfahren, bei denen zu keinem Zeitpunkt eine logische oder technische Verbindung zwischen dem eingeladenen Mitarbeiter, einem Zugangscode und den gegebenen Antworten besteht.

Definieren Sie ein Minimum an ausgefüllten Fragebögen, das erforderlich ist, um für Teams und Abteilungen einen Bericht zu erstellen.

IT-Abklärung

mitarbeiterbefragung-kommunikation-internes-marketing@2xUm eine reibungslose und technisch sichere Durchführung einer Online-Befragung gewährleisten zu können, sollte der externe Dienstleister die von ihm erwarteten technischen Voraussetzungen in der befragten Organisation („whitepaper“) übermitteln und nennt nach gemeinsamer Auswahl und Absprache die Zieladresse (URL) der Online-Befragung. Das beauftragende Unternehmen muss entsprechend der vom externen Partner genannten Checkliste z.B. sicherstellen, dass keine Internetsperren existieren oder veraltete Browser an den Arbeitsplätzen verwendet werden, da der externe Dienstleister hierauf keinen Einfluss nehmen kann.

Eine sichere Übermittlung sensibler Daten, sollte ebenfalls Teil der IT-Abklärung sein, um vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sollten die Teilnehmer einer Mitarbeiterbefragung nicht schriftlich, sondern via E-Mail eingeladen werden, muss das Unternehmen zusätzlich seine E-Mail-Verteilereinstellungen beachten, damit die Einladungen inklusive Zugangscode nur vom ausgewählten Empfänger eingesehen werden können.


Abbildung der Organisationsstruktur

mitarbeiterbefragung-organisationsstruktur@2xDie Organisationsstruktur bildet das Kernelement für die Verteilung der Einladungen und der Auswertung einer Mitarbeiterbefragung. In den meisten Fällen existiert bereits eine definierte und abrufbare Organisationsstruktur innerhalb des Unternehmens (Organigramm). In dieser sind jedoch oftmals nicht alle Ebenen und Abteilungen sowie deren Mitarbeiterzahlen exakt und mit aktuellen Zahlen vermerkt. Der externe Dienstleister wird Lösungen anbieten können, welche die Übergabe der Organisationsstruktur erleichtern. Dies können z.B. Mustervorlagen sein oder bei größeren Organisationen auch IT-Schnittstellen für einen automatisierten Import.

Im Hinblick auf den Datenschutz und die Anonymität der Befragung ist es in diesem Prozessschritt wichtig, dass nicht mehr Daten an einen externen Partner übergeben werden, als für die organisatorische Durchführung zwingend notwendig. So kann bei geeigneten Prozessen auf die Übergabe von Namen oder anderen persönlichen Daten verzichtet werden. Es müssen in diesen Fällen lediglich die Bezeichnungen und die Mitarbeiteranzahl der vorhandenen Organisationseinheiten übergeben werden.

In größeren Unternehmen mit internationalen Standorten sollte die Personalabteilung an den einzelnen Standorten die genauen Strukturen und Mitarbeiterzahlen erfragen, falls diese nicht bereits in ausreichender Form vorliegen. Je genauer die Daten bei der Übergabe der Organisationsstruktur sind, desto weniger Aufwand entfällt auf das spätere Änderungsmanagement.

Erstellung der Organisationsstruktur

Bei der Erstellung der Organisationsstruktur wird die Organisation in mehrere Ebenen tabellarisch aufgeteilt und gegliedert. Der vertikal angelegte Strukturbaum wird hierfür horizontal innerhalb einer Tabelle transformiert und abgebildet. Ebene 0 stellt die Werksleitung bzw. Geschäftsleitung dar. In den darauffolgenden Ebenen (1-n) werden die Standorte und Abteilungen, sowie die einzelnen Arbeitsschichten aufgeführt. Für die spätere Zuordnung und Distribution der Einladungen wird häufig zusätzlich für jede Einheit die jeweilige Führungskraft, z.B. der Name des Abteilungsleiters/-leiterin mit angegeben. Bei der Zählung der Mitarbeiter für die zugeordnete Einheit wird die Führungskraft nicht selbst mit in die Zählung aufgenommen, sondern der nächst höheren Einheit, bzw. Führungskraft als Mitarbeiter zugeordnet. Die Gründe für die Zuordnung sind unter anderem im inhaltlichen und konzeptionellen Aufbau des Fragebogens zur Mitarbeiterbefragung zu finden (Fragen zur direkten Führungskraft). Genauere Angaben und Hintergründe, sowie eine Vorlage und Anleitung zur Erstellung der Organisationsstruktur, werden im Zuge des Planungsprozesses zwischen den Partnern kommuniziert.

Zugangscodes mit Zuordnung zur Organisationseinheit

Es existieren verschiedene Einladungsverfahren, wovon das nachfolgend beschriebene sich in vielen Projekten hervorragend bewährt hat.

Dabei werden entsprechend der Personenanzahl einer Organisationseinheit Zugangscodes („TANs“) generiert und dienen als Voraussetzung für die Teilnahme. Die Zugangscodes bestehen aus mehrstelligen zufällig erzeugten Zahlenfolgen ähnlich der aus dem Online Banking bekannten TAN-Listen.

Transaktionsnummern haben neben der Funktion als Zugangscode auch eine Zuordnungsfunktion. Durch sie werden die Antworten zur Mitarbeiterbefragung der richtigen Organisationseinheit zugeordnet. Für das Distributionsverfahren wird auf die Einladungen – die die TAN enthalten – lediglich die Organisationseinheit als Empfänger aufgedruckt, die Namen der einzelnen Mitarbeiter müssen nicht bekannt sein und werden nicht verwendet.

Zusätzliche Einladungsbriefe werden als Ersatz mit ausgeliefert und können für den Fall, dass Einladungsschreiben verloren gehen und nicht wieder auffindbar sind oder mehr Mitarbeiter als vorgesehen vorhanden sind, verwendet werden. Zeit und Aufwand für mögliche Nachsendungen werden somit eingespart. Werden Reserve-TANs nicht verwendet und benötigt, werden diese vernichtet.

Bestimmung der Berichtslegung

mitarbeiterbefragungen-berichtslegung@2xDie Berichtslegung basiert auf der zuvor erstellten Organisationsstruktur des Unternehmens. Da die Beteiligung  in den einzelnen Organisationseinheiten erst nach Durchführung der Mitarbeiterbefragung bekannt ist, findet die finale Bestimmung der Berichtslegung im Prozessschritt der Auswertung statt. Durch die vorhandene Struktur und die Angaben zur Mitarbeiteranzahl innerhalb der Einheiten, sowie der kommunizierten Anonymitätsgrenze können ebenfalls frühzeitig Aggregationen und Aufwärtsvergleiche geplant werden, so dass die Berichte im Falle einer rein online basierten Befragung bereits unmittelbar nach Befragungsende erstellt werden können.


Fragebogenentwicklung

Der eingesetzte Fragebogen ist das zentrale inhaltliche Element einer Mitarbeiterbefragung. Seine Qualität ist entscheidend für den Erfolg und die Güte der gewonnenen Informationen. Mit einem ungeeigneten Fragebogen kann das Projekt Mitarbeiterbefragung nicht erfolgreich werden, selbst wenn alle anderen Kriterien dafür erfüllt wären.

fragebogenworkshop@2x Was bedeutet „Qualität des Fragebogens“ in diesem Kontext? Der Fragebogen muss die von den Mitarbeitern empfundene Wahrnehmung aller wichtigen Aspekte wirklichkeitsgetreu erfassen. Das bedeutet, die Fragen müssen für die Mitarbeiter verständlich und eindeutig beantwortbar sein. Die abgefragten Themen und Fragen müssen für die Mitarbeiter zudem unmissverständlich und einschätzbar sein.
Wichtige Aspekte sind in diesem Zusammenhang alle, die für die Ziele der Befragung eine gewisse Mindestrelevanz besitzen. Hier spielt wiederum die Ausgangsüberlegung Warum wird die Mitarbeiterbefragung durchgeführt? eine zentrale Rolle.

Als erfolgreich und gewinnbringend kann die Mitarbeiterbefragung angesehen werden, wenn es gelungen ist, die Meinungen der Mitarbeiter/innen repräsentativ und zutreffend zu erheben und mit den gewonnenen Erkenntnissen den Informationsbedarf im Hinblick auf die Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung zu bedienen.

Standard- versus individuelle Fragebögen

Es existiert bereits eine Vielzahl an Fragebögen, welche teilweise auch kostenfrei nutzbar sind. Häufig werden Beratungsunternehmen ihren Kunden bereits fertige Fragebögen anbieten. Die Vorteile dieser Standardfragebögen liegen im kaum notwendigen oder nicht vorhandenen Entwicklungsaufwand und in den oftmals umfassenden Datenbeständen, welche ein externes Benchmark, d.h., den Vergleich der Ergebnisse mit denen anderer Organisationen ermöglichen. Diese Fragebögen sind oftmals auch gut beforscht, d.h. anhand umfassender Antwortmengen statistisch untersucht, so dass mit Hilfe von Konstrukten weiterführende Aussagen oder auch z.B. Indizes gut begründbar sind.

Für die befragende Organisation individuell entwickelte Fragebögen können im Vergleich dazu die Informationsbedürfnisse und auch die Gegebenheiten der jeweiligen Organisation gezielter bedienen bzw. abbilden. Der Aufwand für die Ausarbeitung eines spezifischen Fragebogens kann jedoch recht hoch sein und der Zeitaufwand entsprechen groß. Häufig wird ein externer Partner mit Hilfe von Interviews und Workshops unter Beteiligung von Mitarbeitern des Kunden ergründen, welche Themen mit welcher Priorität zu untersuchen sind und welche Fragen sich dafür am besten eignen.

individueller-fragebogen-mitarbeiterbefragung@2x Die Berücksichtigung individueller Merkmale eines Unternehmens – z.B. Branche, Kultur und Aufgabengebiete – sind ein zentraler Bestandteil der Fragebogenentwicklung. In einem gemeinsamen Workshop zwischen der Organisation und dem externen Dienstleister werden organisationsspezifische Kriterien herausgearbeitet, die Berücksichtigung im Fragebogen finden sollen und somit zugleich den entscheidenden Unterschied zwischen einem Standardfragebogen und einem auf die Organisation zugeschnittenen Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung begründen.

Format des Fragebogens

cubia-fragebogenaufbau@2x Üblicherweise besteht ein Fragebogen aus unterschiedlichen Themenblöcken, in denen sich jeweils mehrere Items befinden, welche das jeweilige Thema behandeln. Ein Item wiederum besteht aus einer Aussage oder Frage und der zugehörigen Antwortauswahl. Die Antwortauswahl (häufig auch „Skala“ oder „Skalierung“ genannt) besteht aus einer Reihe von abgestuften Zustimmungs- oder Zufriedenheitsaussagen.

Kürzere Beispiele:

Thema: Arbeitsbedingungen

Skalierung:

1 – Trifft voll und ganz zu
2 – Trifft eher zu
3 – teils / teils
4 – Trifft eher nicht zu
5 – Trifft überhaupt nicht zu

Fragen:

  1. Ich habe an meinem Arbeitsplatz alles, um meine Arbeit optimal erledigen zu können.
  2. Mit den für mich geltenden Arbeitszeitregelungen komme ich gut zurecht.
  3. Meine Aufgaben sind für mich gut zu bewältigen.
  4. Ich bin insgesamt mit den Arbeitsbedingungen sehr zufrieden.

Thema: Tätigkeit

Skalierung:

1 – Stimme voll und ganz zu
2 – Stimme eher zu
3 – teils / teils
4 – Stimme eher nicht zu
5 – Stimme überhaupt nicht zu

Fragen:

  1. Ich weiß immer genau, was von mir erwartet wird.
  2. Ich finde meine Arbeit abwechslungsreich und herausfordernd.
  3. Meine Arbeit macht mir Freude.
  4. Ich bin insgesamt mit meiner Tätigkeit und meinen Aufgaben sehr zufrieden.

Thema: Information

Skalierung:

1 – Stimme voll und ganz zu
2 – Stimme eher zu
3 – teils / teils
4 – Stimme eher nicht zu
5 – Stimme überhaupt nicht zu

Fragen:

  1. Über wesentliche Vorgänge und Veränderungen werde ich rechtzeitig informiert.
  2. Ich komme leicht an alle Informationen, die ich brauche, um meine Arbeit gut zu erledigen.
  3. Mir sind die Unternehmenswerte ausreichend bekannt.
  4. Ich bin insgesamt mit der Information im Unternehmen sehr zufrieden.

Der oben dargestellte Fragenausschnitt umfasst die Themenblöcke Arbeitsbedingungen, Tätigkeit und Information. In den Themenblöcken befinden sich die einzelnen Fragen bzw. Aussagen („Ich habe an meinem Arbeitsplatz alles, um meine Arbeit optimal erledigen zu können.“). Die hier exemplarisch dargestellte Skala („Likert-Skala„) ist 5-stufig und ermöglicht es dem Ausfüllenden, seinen Grad an Zustimmung zu der jeweiligen Aussage zu dokumentieren.

In der Regel wird der für eine Organisation eingesetzte Fragebogen einheitlich sein, wodurch die organisationsweite Auswertung und interne Vergleiche ermöglicht werden. Es kann jedoch vorkommen, dass aus guten Gründen in einem Teil einer größeren Organisation spezifische Fragen – häufig in eigenen Themenblöcken – ergänzt werden. Bei der Entscheidung, organisationsteilspezifische Zusatzfragen zu ermöglichen, ist es ratsam, den damit verbundenen Anstieg der Komplexität und erhöhten Aufwand für die Vorbereitung und die Logistik des gesamten Prozesses bis hin zu den entsprechend notwendigen Berichtsvarianten zu berücksichtigen.

Beispiel: In einem Werk eines großen internationalen Unternehmens wurde der Produktionsprozess grundlegend umgestellt. Für diesen Standort kann es interessant sein, die Einschätzung der Mitarbeiter zu dieser sehr wichtigen Veränderung zu erfahren.

Fragetypen

besondere-fragebogentypen@2x Die in den verschiedenen Themenblöcken enthaltenen skalierten Fragen stellen in aller Regel den größten Teil des Fragebogens dar. Ergänzt wird dieser Hauptteil oftmals durch offene Fragen und demografische Fragen.
Offene Fragen sind Fragen, bei denen der Befragte frei, d.h., durch Eintrag eines Antworttextes, antworten kann.

Beispiele:

  1. „Was sollte in unserem Unternehmen unbedingt so bleiben bzw. weiter ausgebaut werden?“
  2. „Was sollte in unserem Unternehmen verändert oder verbessert werden?“

Im Rahmen der Fragebogenentwicklung ist es bei offenen Fragen ratsam, den erhöhten Aufwand für die Erfassung (bei Papierbögen), Auswertung und Analyse zu berücksichtigen.

Demografische Fragen sind Fragen zu Eigenschaften des teilnehmenden Mitarbeiters, beispielsweise zur Dauer der Betriebszugehörigkeit, zum Geschlecht oder zur Führungsebene.  Die Auswertung dieser Fragen erfolgt in der Regel nur für die gesamte befragte Organisation oder große Bereiche mit entsprechend vielen Mitarbeitern, da sicherzustellen ist, dass nicht auf einzelne Personen zurückgeschlossen werden kann.

Auch die demografischen Fragen müssen mit Bedacht gewählt werden, da sie häufig bei Mitarbeitern ein ungutes Gefühl hinsichtlich der Anonymität wecken. So hört man häufig Aussagen wie: „Ich bin die einzige Frau, die seit 10 Jahren hier arbeitet, da ist mein Fragebogen ja leicht identifizierbar.“ Diesen Bedenken ist am besten durch eine begrenzte Anzahl demografischer Fragen und eine eindeutige Begleitkommunikation, in der auf die Auswerteregeln verwiesen wird, zu begegnen.

Andere Fragetypen wie sie in der Sozial- oder auch Marktforschung häufiger anzutreffen sind, kommen bei Mitarbeiterbefragungen eher selten zum Einsatz (Priorisierungs- und Gewichtungsfragen, Multiple Choice etc.).

Die Abfrage der Abteilung/Organisationseinheit des teilnehmenden Mitarbeiters ist bei einem entsprechenden Einladungsverfahren (mit Zugangscodes) nicht erforderlich, da die Antworten über die Systematik automatisch der entsprechenden Organisationseinheit zugewiesen werden.

Umfang des Fragebogens

An der Frage des richtigen Umfangs des Fragebogens entzündet sich häufig eine lebhafte Diskussion. In der Praxis sind Fragebögen mit wenigen Fragen (10-15) bis hin zu umfassenden Befragungen mit weit über einhundert Fragen zu finden.

Auch hier liegt die richtige Antwort im Wesentlichen in der Zielsetzung der Befragung begründet. Zielt eine Befragung nur auf einen oder wenige Sonderthemen (Beispiel: Zufriedenheit mit der Arbeit von HR/Personal) oder sollen lediglich grobkörnige Erkenntnisse über die allgemeine Befindlichkeit ohne die Absicht weitergehender Analysen und Folgemaßnahmen gewonnen werden, dann kann ein kurzer Fragebogen durchaus ausreichen.

Soll, wie häufig der Fall, jedoch ein umfassendes Stimmungs- und Meinungsbild erhoben werden und im Anschluss konkrete Verbesserungen angegangen werden, dann ist ein Fragebogen mit entsprechend vielfältigen Themen und detaillierten Fragen unabdingbar.

Wird z.B. zur direkten Führungskraft nur eine Frage gestellt („Ich bin mit meiner direkten Führungskraft sehr zufrieden“) dann ist es im Falle von kritischen Ergebnissen nicht möglich, konkrete Aspekte der Führungsarbeit zu benennen, welche die Unzufriedenheit hervorrufen.

Ist der Fragebogen gut aufgebaut, verständlich und erscheint er den Mitarbeitern plausibel, dann scheint der Umfang des Fragebogens keinen oder kaum messbaren Einfluss auf die Akzeptanz und Beteiligungsquote zu haben. Ein Fragebogen, bei dem die Mitarbeiter hingegen den Eindruck gewinnen, er wurde beliebig und willkürlich ausgewählt und beinhaltet die als wichtig empfundenen Themen nicht oder in ungeeigneter Form, wird wenig Akzeptanz finden, unabhängig vom Umfang.

Die für das Ausfüllen benötigte Zeit kann vorab i.d.R. gut geschätzt werden und stellt für die durchführende Organisation einen kalkulatorischen Kostenfaktor dar, der je nach Organisation und strategischer Abwägung eine erhebliche Rolle spielt.

Allgemein kann jedoch gesagt werden: jede Organisation, welche den notwendigen Aufwand betreibt und die Ressourcen bereitstellt, um eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, ist gut beraten, beim Fragebogen nicht zu sparen, weder in der Qualität noch im Umfang. Ist der Fragebogen nicht gut geeignet oder zu kurz, gehen wichtige oder gar entscheidende Vorteile und Gewinne aus dem Projekt Mitarbeiterbefragung unwiderruflich verloren.


Letzte Vorbereitungen

Umsetzung und Gestaltung des Fragebogens

Sobald die Inhalte und damit der Umfang des Fragebogens feststehen, beginnt die Gestaltung des Fragebogens zur Mitarbeiterbefragung. Der Aufbau ist auf Papier sowie online oftmals nahezu identisch:

  • Deckblatt/Startseite mit Unternehmenslogo und Titel (online: inkl. Sprachauswahl)
  • Einleitungs-/Begrüßungstext mit Eingabefeld eines Berechtigungscodes und Kontaktdaten der Ansprechpartner/Projektleiter auf Kunden und Dienstleisterseite
  • Fragebogeninhalte
    • Fragebogenthemen inkl. der einzelnen Fragen
    • Offene Fragen (sofern vorhanden)
    • Soziodemografische Fragen (sofern vorhanden)
  • Abschlusssatz (Dank für die Teilnahme)

Für den Fragebogenentwurf in Papierform wird beispielsweise eine Word-Datei verwendet, in der die Gliederungspunkte nacheinander so aufgelistet werden, dass keine unpassenden Seitenumbrüche und Thementrennungen erfolgen. Die Kopf- und Fußzeile werden dabei zusätzlich durch den Titel, Seitenangabe und Unternehmenslogo ergänzt. Die Fragen werden linksseitig tabellarisch aufgelistet. Auf der rechten Seiten befinden sich die Ankreuzelemente mit darüber der darüber liegenden (Likert-)Skala.

Im Einleitungstext richtet sich die Unternehmensführung und/oder Personalabteilung an die Beschäftigten des Unternehmens und regt diese zur Teilnahme an. Ebenfalls angegeben werden der Befragungszeitraum sowie die verantwortlichen Ansprechpartner auf beiden Seiten respektive die Support-Hotline des externen Dienstleisters.

Testlauf

Der Online-Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung enthält zusätzlich eine Sprachauswahl, sofern die Befragung in mehreren Sprachen stattfindet. Der weitere Aufbau ist identisch mit dem des Papierfragebogens. Für den Start, den Seitenwechsel (vorwärts und zurück), zum Unterbrechen der Befragung sowie zum Absenden des Fragebogens werden entsprechende Steuerelemente („Buttons“) angeboten.

mitarbeiterbefragung-online@2xDie Online-Befragung lässt sich auf Basis der bekannten und von allen gängigen Browsern unterstützen Technologien HTML5, CSS3 und JavaScript individuell gestalten. Auf IT-Lösungen, bei denen Programme oder Applets bei den Befragten installiert werden müssen, sollte verzichtet werden. Eine schlichte, nicht überladene Variante wird empfohlen, da der Focus auf den Inhalten, d.h. den Fragen und deren Beantwortung liegen sollte.

Um einen reibungslosen Ablauf der Mitarbeiterbefragung zu garantieren, wird der Online-Fragebogen getestet. Mögliche Probleme bei der Durchführung können so im Vorfeld erkannt und ausgeräumt werden. Eine der häufigsten Problemursachen sind die Verwendung veralteter Technologien beim befragten Unternehmen, z.B. veraltete (jahrelang nicht aktualisierte) Browser und die Sperrung des Internetzugangs für Teile der Mitarbeiter des Unternehmens. Durch stets aktuell gehaltene Browser – wodurch unter anderem auch Sicherheitsrisiken minimiert werden – und ein Whitelist-Eintrag für die Online-Befragungsseite (Domain/IP) durch die IT-Abteilung des befragten Unternehmens können Schwierigkeiten dieser Art schnell und innerhalb der Vorbereitungsphase ausgeräumt werden.

Umsetzung des Einladungsschreibens und Motivation zur Teilnahme

Bei einer E-Mail Einladung besteht die Gefahr, dass diese ungewollt als Spam deklariert oder in den vielen anderen eingehenden Nachrichten übersehen wird. Umso wichtiger sind die klare Kennzeichnung der wichtigsten Informationen und ein zielgerichtetes Kommunikationskonzept zur Vorankündigung der Mitarbeiterbefragung. Hierfür sollten die im Vorfeld eingebundene Geschäftsleitung und der Betriebsrat nochmals klar Stellung für die Mitarbeiterbefragung beziehen, die Vorteile und verfolgten Ziele benennen sowie auf das kommende Einladungsschreiben mit weiteren Teilnahmeinformationen hinweisen.

Die wichtigsten Informationen des Einladungsschreibens sind:

  • Titel/Betreffzeile
  • Einleitungstext/Kommentar
  • Organisationseinheit (bei Bedarf inkl. Führungskraft) als Adressat für die schriftliche Einladung
  • Befragungszeitraum
  • Befragungslink (bei Online-Befragungen)
  • Zugangscode / Transaktionsnummer (TAN)
  • Ansprechpartner und Supporthotline
  • Absender: Geschäftsleitung oder HR Abteilung

Indem die Geschäftsleitung als Absender unterzeichnet, wird nochmals die Zustimmung und Unterstützung der Geschäftsleitung für die Mitarbeiterbefragung deutlich gemacht.

Weitere Inhalte, z.B. interne Anmerkungen zu Entwicklungen des Unternehmens beispielsweise in Bezug auf eine zurückliegende Mitarbeiterbefragung können ergänzt werden. Es sollte lediglich darauf geachtet werden, dass die Inhalte kurz und prägnant geschildert und dargestellt werden, da diese andernfalls nicht von allen gelesen werden.

Fragebogen- und Einladungsschreiben-Verteilung

cubia-befragungsstart@2x Nach der Gestaltung und inhaltlichen Festlegung müssen die Fragebögen und ggf. schriftlichen Einladungsschreiben zur Mitarbeiterbefragung mit ausreichendem Vorlauf – je nach Befragungsgröße bzw. bei internationalen Befragungen nach Ort und Anzahl der Empfängerländer – gedruckt und versandt werden. Diese Aufgabe wird i.d.R. vom externen Dienstleister übernommen. Wird der Druck durch unternehmenseigene Druckereien vor Ort übernommen, sind die Verteilungs- und Vorlaufzeiten entsprechend kürzer. Die unternehmensinterne Verteilung der Einladungsschreiben sollte 1-3 Werktage vor Beginn der Befragung stattfinden. Die Verteilung von Papierfragebögen kann früher oder parallel durchgeführt werden.

Bei der Verteilung der Einladungsschreiben ist es wichtig, eine korrekte Zuordnung der Eingeladenen zu ihren Organisationseinheiten zu garantieren und gleichzeitig die Wahrnehmung der Anonymität zu gewährleisten.

Korrekte Zuordnung:

Als Empfänger ist i.d.R. die Organisationseinheit/Abteilung angegeben. Nur Mitarbeiter dieser Organisationseinheit/Abteilung sollten ein Einladungsschreiben erhalten. Sind im Fragebogen auch Fragen zur direkten Führungskraft enthalten, ist es im Sinne der Qualität der gewonnenen Daten wichtig, dass Führungskräfte sich keinen Brief „ihrer“ Abteilung nehmen, sondern ihren Einladungsbrief wiederum von ihrem Vorgesetzten bzw. aus dessen Abteilungspäckchen mit Einladungsbriefen erhalten. Hintergrund: Eine Führungskraft darf bzw. sollte sich in einer Mitarbeiterbefragung nicht selbst bewerten, da dies sonst zu verfälschten Ergebnissen führt.

Eine Führungskraft einer Organisationseinheit ist somit im Verständnis der Mitarbeiterbefragung Mitarbeiter der Organisationseinheit seines Vorgesetzten. Die Führungskräfte müssen dementsprechend vom unternehmensinternen Projektleiter informiert sein, um eine korrekte Zuordnung und Verteilung zu unterstützen.

Distributionsverfahren und Vermittlung der Anonymität der Befragung:

Bei der Bereitstellung und Verteilung von Papierfragebögen muss beim Einsatz eines anonymen TAN-Verfahren (s.o.) lediglich auf die verwendete Sprache geachtet werden, da die Papierbögen keine Zuordnung zu einzelnen Empfängern enthalten müssen und einheitlich gedruckt werden können. Online erfolgt die Zustellung des Befragungslinks (link zum Online-Fragebogen) inkl. der TAN im Einladungsschreiben oder per E-Mail.

Wird ein schriftliches Einladungsverfahren gewählt und durchgeführt, sind alle Einladungsschreiben kuvertiert und verschlossen. Lediglich der Name der Organisationseinheit (ggf. inkl. des Namens der jeweiligen Führungskraft) ist auf dem Briefumschlag sichtbar aufgedruckt oder durch ein Sichtfenster einsehbar.

Bei der Bereitstellung wird zwischen freier Entnahme/Verlosung und direkter Verteilung in Verbindung mit hierarchischer und zentraler Verteilung unterschieden.

Hierarchisch:

Die jeweils in der Abteilung/Organisationseinheit leitende Führungskraft oder ein von ihr beauftragter Mitarbeiter überreicht die Fragebögen und Einladungsbriefe direkt an die Mitarbeiter (Verteilung) oder lässt diese von den Mitarbeitern aus dem vom externen Dienstleister erhaltenen Abteilungspäckchen selbst ziehen (Entnahme).

Pro hierarchisch: Die Gefahr, dass Einladungen und Fragebögen nicht ankommen ist geringer und die/der HR-Verantwortliche am Standort wird entlastet, da die Verteilung delegiert wird.

Bei der Entnahme ist es einfacher, die Entnahmen zu kontrollieren/dokumentieren, um Mehrfachentnahmen zu vermeiden.

Contra hierarchisch: Es müssen alle Führungskräfte entsprechend informiert werden, dass sie selbst einen anderen Brief aus der übergeordneten Einheit ihres Vorgesetzten erhalten oder abholen müssen.

Zentral:

Ein Projektverantwortlicher – oder bei großen Standorten entsprechend mehrere – verschicken die Fragebögen und Einladungsschreiben an alle Mitarbeiter und Führungskräfte des Standorts (Verteilung) oder lässt sie vor Ort aus den erhaltenen Einladungspäckchen abholen (Entnahme).

Pro zentral: Komplexitätsreduktion und weniger Fehler bei der Verteilung. Es müssen nicht mehr alle Führungskräfte informiert werden. Nur noch eine Person pro Standort ist verantwortlich.

Contra zentral: Je nach Standortgröße könnten größere Laufwege für die Abholung entstehen. Wenn die Meldung zur Abholung nicht alle erreicht oder Mitarbeiter den Gang zur Abholung scheuen, verringert sich die Teilnahmequote.

Die Kontrolle und Verhinderung von nicht genehmigten Mehrfachentnahmen (ein Mitarbeiter holt sich an unterschiedlichen Tagen einen Brief ab) wird schwieriger.

Vermittlung und Wahrnehmung der Anonymität

mitarbeiterbefragung-abstimmung-fragebogen@2x Um die Wahrnehmung der Anonymität der Mitarbeiterbefragung zu erhöhen, ist es besser, ein schriftliches Einladungsverfahren anzuwenden und die verschlossenen Briefe zu „verlosen“ (d.h. die Mitarbeiter entnehmen je einen Brief aus ihrem Abteilungspäckchen) und nicht den Mitarbeitern direkt zu übergeben. Die Mitarbeiter können die noch verschlossenen Einladungsbriefe innerhalb ihrer Abteilung – auf Basis derselben Organisationseinheit als Empfänger – untereinander tauschen. Auf diese Weise wird anschaulich vermittelt, dass niemand die TAN eines anderen kennt oder einer Person zuordnen kann. Dies wäre auch bei einer Verteilung der verschlossenen Briefe der Fall, jedoch kann nicht ausgeschlossen werden, dass Mitarbeiter Ängste bezüglich der Kenntnis der TAN beziehungsweise der Anonymität entwickeln, auch wenn diese unbegründet sind.

Unternehmensleitung oder andere Führungskräfte erhalten keinen Zugriff auf Einzelergebnisse eines Befragten. Sämtliche Daten sollten auf den Servern des Rechenzentrums des externen Dienstleisters liegen. Ausschließlich dieser hat Zugriff auf die Daten. Eine Auswertung der Antworten erfolgt zudem wie oben beschrieben erst nach Erreichung der Anonymitätsgrenze, d.h. nach z.B. mindestens fünf eingegangenen Antworten.

Erinnerungen

Die Teilnahmequote wird bei Online-Befragungen im Laufe der Durchführung laufend ermittelt. Hierfür sollte der externe Partner der Projektleitung des Unternehmens eine Abfragemöglichkeit bereitstellen, damit diese jederzeit die aktuelle Beteiligung abfragen kann. Kommen Papierfragebögen zum Einsatz, müssen diese nach Befragungsende erst erfasst bzw. gezählt werden, bevor eine Teilnahmequote ermittelt werden kann. Zeichnet sich nach einigen Tagen eine geringe Beteiligung ab, wird versucht diese durch Erinnerungen zur Teilnahme zu erhöhen. Bei E-Mail-Einladungen wird hierfür eine Erinnerungs-E-Mail versandt, dessen Text im Vorfeld definiert sein sollte. In der Regel hat der externe Dienstleister hierfür Vorlagen zur Hand. Handelt es sich um schriftliche Einladungen sollten die Personalabteilung oder die Führungskräfte vor Ort z.B. durch Rundschreiben oder eine direkte Kommunikation in den Abteilungen zur weiteren Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung aufrufen, um die Teilnahmequote bei Bedarf noch weiter zu steigern und somit aussagekräftige und repräsentative Ergebnisse zu erhalten.

Erinnerungen werden i.d.R. zu Beginn des letzten Drittels des Befragungszeitraums ausgesprochen.

Sollten Sie offene Fragen zur Vorbereitung und Planung einer Mitarbeiterbefragung haben, stellen Sie diese gerne unter Fragen Sie den Experten.

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