Die wahren Kosten – Teil 2:
Was beim Einkauf von Mitarbeiterbefragungen nicht vergessen werden sollte

In Teil 1 der Blogreihe „Die wahren Kosten“ wurde über den Erstkontakt beim Einkauf einer Mitarbeiterbefragung berichtet und mit der Berücksichtigung der internen Kosten und die Einbeziehung möglicher Risiken zwei wichtige Argumente genannt, die in diesem Zusammenhang nicht vernachlässigt werden dürfen.

Dieser Artikel schließt nahtlos daran an und vervollständigt unter Hinzunahme der relevanten Anbieterauswahl die Beitragsreihe zu den wahren Kosten einer Mitarbeiterbefragung.

Fehlende Expertise als Kostenfaktor

Im dritten Argument werden die qualitativen und operativen Faktoren einer Mitarbeiterbefragung betrachtet. Hierbei ist zunächst zwischen reinen Online-Tool Anbietern, bei denen das Unternehmen i.d.R. selbst den gesamten Prozess auf Grundlage der vorhandenen Software durchführen muss und einem operativ durchführenden und beratenden Anbieter, der den Auftraggeber während des gesamten Projekts unterstützt, zu unterscheiden. Software kann die Tätigkeiten eines Menschen niemals voll ersetzen. Kommen beispielsweise Papierfragebögen an unterschiedlichen Unternehmensstandorten zum Einsatz, kann den Druck, die Verteilung, Rücksendung und Erfassung keine webbasierte Software übernehmen. Eine Auswahl von möglichen Fragen über einen online angebotenen Fragenkatalog stellt ohne vorhandene Expertise ein qualitatives Risiko in Bezug auf die Relevanz der Ergebnisse für das Unternehmen dar und hat somit entscheidenden Einfluss auf den Kosten-Nutzen-Aspekt.

Anbieter, die Unternehmen professionell bei wichtigen Themen wie die Einbeziehung des Unternehmensleitbilds, der Fragebogenentwicklung und den Folgemaßnahmen beraten und damit möglichen Fehlentwicklungen entgegenwirken, haben einen nachhaltigen kostensparenden Effekt. Die operative Abwicklung durch einen externen Partner ist dessen Tagesgeschäft und spart durch die vorhandene Effizienz und Geschwindigkeit Ressourcen beim Auftraggeber ein. Im direkten Vergleich der Kosten sind diese Effekte jedoch nicht sichtbar.

Scheinbar günstige Angebote enthalten oft versteckte Kosten

Zu guter Letzt sind im vierten Argument die zu Beginn angegebenen und die am Ende tatsächlich angefallenen und berechneten Kosten zu berücksichtigen. Ein Argument, welches die Punkte aus den vorangegangenen drei Argumenten mit einbezieht.

Bei öffentlichen Ausschreibungen von Mitarbeiterbefragungen, insbesondere von Behörden, wird in vielen Fällen das Angebot mit den geringsten angegebenen Gesamtkosten ausgewählt. Dies soll kein Vorwurf sein, da u.a. öffentliche Einrichtungen dazu verpflichtet sein können, das günstigste Angebot auszuwählen. Jedoch ist nicht immer ist das günstigste Angebot auch gleichzeitig das beste und oftmals können sich versteckte skalierbare Kosten innerhalb eines Angebots befinden, die erst nach Abschluss des Projekts die tatsächlichen Gesamtkosten offenbaren.

Entscheider sollten daher darauf achten, welche Kosten exklusiv in Angeboten ausgewiesen wurden und welche auf Basis einer Stückzahl oder eines berechneten Zeitaufwands zustande kommen. Ein klar aufgebautes Angebot ohne versteckte Kosten und der direkte Kontakt zwischen dem Dienstleister und dem beauftragenden Unternehmen, z.B. im Rahmen einer Angebotspräsentation oder eines telefonischen Vorabgesprächs, hilft Vertrauen aufzubauen. Vertrauen erhöht nicht nur die Geschwindigkeit eines Projekts, es führt auch zu einer Win-Win Situation in geschäftlicher Sicht und schafft eine gemeinsame Basis, die beide Unternehmen stärkt.