Der Auswahlprozess eines Partners für Mitarbeiterbefragungen erfolgt gerade in größeren Unternehmen zunehmend über den Einkauf. Während in der Vergangenheit häufig Verantwortliche der Personalabteilung erste Gespräche führten, sich die Konzepte mehrerer Anbieter in persönlichen Präsentationen vor Ort erläutern ließen und erst nach einer fachlichen Auswahl die Einkaufsabteilung für die kaufmännischen Schlussverhandlungen kontaktierten, wird heutzutage häufig der gesamte Prozess über den Einkauf abgewickelt.
Oftmals werden hierbei auch Einkaufsplattformen genutzt, über welche die Anbieter ihre Angebote einzureichen haben.
Solange die fachliche Bewertung weiterhin entsprechend berücksichtigt wird, ist gegen einen solcherart straff organisierten, transparenten und effizienten Einkaufsprozess sicher nichts einzuwenden. Wird jedoch allein der Preis zum übermächtigen Kriterium, ist aus zwei Gründen Vorsicht geboten.
Berücksichtigung der internen Kosten einer Mitarbeiterbefragung
Zum einen: Es sollte berücksichtig werden, dass die internen Kosten einer Mitarbeiterbefragung die externen Kosten in der Regel um ein Vielfaches übersteigen. Dies kann an dem folgenden Beispiel deutlich gemacht werden: Nehmen 1.000 Mitarbeiter an einer Befragung teil und investieren je eine halbe Stunde in das Ausfüllen eines Fragebogens und arbeiten 100 Führungskräfte mit ihrem Team je einen Tag in die Aufarbeitung der Ergebnisse, so ergeben sich allein hierfür kalkulatorischen Kosten in der Höhe von 150 Manntagen. Kann der externe Berater effiziente Prozesse anbieten und leistet er qualitativ hochwertige Arbeit, dann sind diese vielen internen Aufwände gut investiert. Bei oberflächlicher Beratung, ineffizienten Prozessen und wenig aussagekräftigen Berichten laufen die internen Anstrengungen jedoch ins Leere. Die Qualität des externen Partners determiniert also entscheidend den Nutzen des beträchtlichen internen Aufwands. Diesen „Hebel“ sollte man in der Angebotsbewertung nicht unterschätzen.
Die Kosten möglicher Risiken sind nicht zu vernachlässigen
Ein zweites Argument spricht für eine bewusst sicherheitsorientierte Betrachtung der Anbieter: Die Risikoanalyse. Treten technische Komplikationen auf, können gesetzliche Datenschutzanforderungen nicht erfüllt werden, gelangen Ergebnisse in falsche Hände oder gibt es gar „Datenlecks“ beim Anbieter, so kann der Schaden für das betreffende Unternehmen die Investition um ein Vielfaches übersteigen. Die Verantwortlichen für die Auswahl eines Partners sollten daher eine Risikobewertung in die Auswahl des externen Partners mit einfließen lassen. Im Zweifel sollte lieber ein Anbieter gewählt werden, der aufgrund seiner langjährigen Expertise, nachweisbarer Referenzen und anerkannter Zertifikate (z.B. zur Informationssicherheit) das Risiko negativer Presse und eines teuren Scheiterns minimiert.
Inwieweit berücksichten Sie beim Einkauf die internen Kosten? Werden mögliche Risiken mit eingerechnet?
Im zweiten Teil dieser Blogreihe werden zwei weitere wichtige Argumente zu den wahren Kosten einer Mitarbeiterbefragung unter Einbeziehung der Anbieterauswahl genannt. Schauen Sie gerne wieder in unserem Blog vorbei. Wir freuen uns auf Ihren Besuch und Ihr Feedback.